Как да генерирам SAF-T файл от счетоводната програма — стъпка по стъпка

Какви данни са нужни за SAF-T файл #

Основата на SAF-T файла по XSD схема V_1.0.3 на НАП са две категории счетоводни данни:

Сметкоплан (MasterFiles) — списъкът на сметките ви, свързани със сметкоплана на НАП. Това е еднократна настройка — правите я веднъж за всеки клиент и тя се запомня за следващите месеци.

Счетоводни записвания (GeneralLedgerEntries) — конкретните операции за месеца: дата, номер на документ, дебитна и кредитна сметка, сума, контрагент. Това са данните, от които се генерира самият файл — всеки месец качвате нови.

Не всички счетоводни програми генерират SAF-T XML сами, но всяка може да експортира тези данни като CSV или Excel файл. Оттам нататък е работата на SAF-T Bridge.

Стъпка 1: Създайте клиент и качете списъка на сметките #

Влезте в SAF-T Bridge и създайте клиентски профил — ЕИК, наименование, данъчен период.

След това качете списъка на сметките. Най-лесно е да експортирате оборотната ведомост от програмата си — тя съдържа всички сметки, с които работите. SAF-T Bridge извлича номерата и наименованията на сметките и игнорира колоните със салда и обороти.

Стъпка 2: Свържете сметкоплана с номенклатурите на НАП #

Това е ключовата стъпка — и се прави само веднъж. Всяка сметка от вашия сметкоплан трябва да бъде свързана със сметка от сметкоплана на НАП. Например:

• Сметка 411 „Клиенти" → сметка 411 „Вземания от клиенти“
• Сметка 501 „Каса в лева" → сметка 501 „Каса в местна валута“
• Сметка 602 „Разходи за външни услуги" → една от подсметките 60201–60212 според вида на услугата (напр. 60206 за счетоводни и консултантски услуги)

Повечето сметки се свързват 1:1 по номер. Преценка се иска главно при 601, 602, 606 и 609, които при НАП са разделени на подсметки.

SAF-T Bridge прави повечето от тези свързвания автоматично, базирано на номера и наименованието на сметката. Системата използва сметкоплана на НАП (360 сметки) и запомня всеки ваш избор за следващите месеци.

За сметките, които не се разпознават еднозначно, системата ви показва падащо меню с възможни кодове и ви оставя да изберете правилния.

Стъпка 3: Качете счетоводните записвания за месеца #

Всеки месец експортирате от програмата си файл със счетоводните записвания за периода — CSV или Excel. Файлът трябва да съдържа:

• Дата на операцията
• Номер на документ
• Дебитна сметка и кредитна сметка
• Сума
• Контрагент (име и ЕИК, ако е наличен)

Плъзнете файла в зоната за качване. Системата автоматично:

• Разпознава колоните (дори с български наименования)
• Идентифицира формата (запетая, точка и запетая, табулация)
• Открива кодировката (UTF-8, Windows-1251)

Ако нещо не се разпознае правилно — получавате съобщение с конкретно обяснение какво трябва да се коригира.

Стъпка 4: Потвърдете и генерирайте #

След като данните са заредени, натискате „Генериране". SAF-T Bridge създава XML файл по XSD схема V_1.0.3 на НАП, включващ:

• Header — идентификация на предприятието и данъчния период
• MasterFilesMonthly — сметките ви, свързани със сметкоплана на НАП, клиенти, доставчици, продукти
• GeneralLedgerEntries — счетоводните записвания, структурирани като Journal → Transaction → TransactionLine
• SourceDocumentsMonthly — фактури за продажби и покупки, плащания

Файлът следва точния ред на елементите, изискван от xs:sequence валидацията на схемата. Валутата на файла е EUR.

Стъпка 5: Валидация #

Преди да получите файла за изтегляне, той минава през пълна валидация: XSD схемата на НАП плюс правилата, по които тестовата среда на НАП е връщала файлове.

Валидацията проверява:

• XSD съответствие — структурата отговаря ли на схемата
• Задължителни елементи — присъстват ли всички изисквани полета
• Правилен ред на елементите — xs:sequence валидация
• Номенклатурни кодове — валидни ли са по номенклатурите на НАП
• Целостност на данните — съвпадат ли сумите

Ако всичко е наред — файлът е готов за изтегляне. Ако има грешки — виждате ги с точен ред и обяснение, така че да ги отстраните.

Стъпка 6: Изтеглете и подайте в НАП #

Изтеглете готовия XML файл. Отворете портала на НАП, влезте с КЕП и качете файла чрез електронната услуга за SAF-T.

Готово. От данните в програмата до подаден SAF-T файл — без да пишете XML ръчно, без да наемате програмист, без да купувате нов ERP.

Колко време отнема целият процес #

Първият път за нов клиент: около 10–15 минути — повечето от времето е за преглед на свързванията на сметкоплана.

Всеки следващ месец за същия клиент: около 3 минути — качване на записванията, потвърждение, изтегляне. Свързванията от предходния месец се запомнят.

За кантора с 30 клиента: вместо дни работа — няколко часа. И никакъв риск от грешки при ръчно писане на XML.

Често задавани въпроси #

Трябва ли да си сменя счетоводната програма? #

Не. SAF-T Bridge работи с данните, които вече генерирате. Не е нужно да сменяте програмата, да купувате допълнителни модули или да чакате разработчика да добави SAF-T поддръжка.

Какъв формат на CSV трябва да бъде? #

Приемаме всякакъв — с разделител запетая, точка и запетая или табулация. С или без заглавен ред. С български или английски наименования на колоните.

Данните ми сигурни ли са? #

Файлът се обработва в паметта по време на сесията ви и се изтрива автоматично 2 часа след последното ви действие. Не съхраняваме трайно оборотните ведомости и журналите. Връзката е криптирана (HTTPS/TLS).

Мога ли да пробвам, преди да реша? #

Да. Заявете безплатна демонстрация — правим я с ваши собствени файлове, а вие виждате резултата. Безплатният SAF-T валидатор работи без регистрация.