Как да генерирам SAF-T файл от счетоводната програма — стъпка по стъпка
Практическо ръководство: как да генерирате SAF-T XML файл от данните в счетоводната програма с SAF-T Bridge. От експорта до подаването в НАП — 6 стъпки.
Какви данни са нужни за SAF-T файл
SAF-T файлът по XSD схема V_1.0.2 на НАП съдържа две основни категории счетоводни данни:
Сметкоплан (MasterFiles) — списъкът на сметките ви, свързани с номенклатурните кодове на НАП по Приложение 2. Това е еднократна настройка — правите я веднъж за всеки клиент и тя се запомня за следващите месеци.
Счетоводни записвания (GeneralLedgerEntries) — конкретните операции за месеца: дата, номер на документ, дебитна и кредитна сметка, сума, контрагент. Това са данните, от които се генерира самият файл — всеки месец качвате нови.
Повечето счетоводни програми (Микроинвест, Плюс Минус, Ажур, Бизнес Навигатор, 1С и други) все още не генерират SAF-T XML директно. Но всяка от тях може да експортира тези данни като CSV или Excel файл. Оттам нататък е работата на SAF-T Bridge.
Стъпка 1: Създайте клиент и качете списъка на сметките
Влезте в SAF-T Bridge и създайте клиентски профил — ЕИК, наименование, данъчен период.
След това качете списъка на сметките. Най-лесно е да експортирате оборотната ведомост от програмата си — тя съдържа всички сметки, с които работите. SAF-T Bridge извлича номерата и наименованията на сметките и игнорира колоните със салда и обороти.
{{CALLOUT text="Съвет: Ако програмата ви предлага опция за „разгъната" оборотна ведомост с под-сметки — изберете нея. Колкото по-детайлни са данните, толкова по-точно ще бъде свързването с кодовете на НАП."}}
Стъпка 2: Свържете сметкоплана с номенклатурите на НАП
Това е ключовата стъпка — и се прави само веднъж. Всяка сметка от вашия сметкоплан трябва да бъде свързана с код от номенклатурните таблици по Приложение 2 на НАП. Например:
- Сметка 601 „Разходи за материали" → код 60101
- Сметка 411 „Клиенти" → код 41100
- Сметка 501 „Каса в лева" → код 50100
SAF-T Bridge прави 93% от тези свързвания автоматично, базирано на номера и наименованието на сметката. Системата използва номенклатурните таблици на НАП (над 2 700 кода) и прави интелигентно съпоставяне.
За останалите 7% — сметки, които не се разпознават еднозначно — системата ви показва падащо меню с възможни кодове и ви оставя да изберете правилния.
Първото свързване отнема 5–10 минути. Всеки следващ месец за същия клиент настройките се запомнят и не е нужно да ги правите отново.
Стъпка 3: Качете счетоводните записвания за месеца
Всеки месец експортирате от програмата си файл със счетоводните записвания за периода — CSV или Excel. Файлът трябва да съдържа:
- Дата на операцията
- Номер на документ
- Дебитна сметка и кредитна сметка
- Сума
- Контрагент (име и ЕИК, ако е наличен)
Плъзнете файла в зоната за качване. Системата автоматично:
- Разпознава колоните (дори с български наименования)
- Идентифицира формата (запетая, точка и запетая, табулация)
- Открива кодировката (UTF-8, Windows-1251)
Ако нещо не се разпознае правилно — получавате съобщение с конкретно обяснение какво трябва да се коригира.
Стъпка 4: Потвърдете и генерирайте
След като данните са заредени, натискате „Генериране". SAF-T Bridge създава XML файл по XSD схема V_1.0.2 на НАП, включващ:
- Header — идентификация на предприятието и данъчния период
- MasterFilesMonthly — сметкоплан с номенклатурни кодове
- GeneralLedgerEntries — счетоводните записвания, структурирани като Journal → Transaction → TransactionLine
Файлът следва точния ред на елементите, изискван от xs:sequence валидацията на схемата. DefaultCurrencyCode е зададен като EUR (както изисква НАП).
Стъпка 5: Валидация
Преди да получите файла за изтегляне, той минава през пълна валидация срещу XSD схемата на НАП. Това е същата проверка, която порталът на НАП ще направи при подаване.
Валидацията проверява:
- XSD съответствие — структурата отговаря ли на схемата
- Задължителни елементи — присъстват ли всички изисквани полета
- Правилен ред на елементите — xs:sequence валидация
- Номенклатурни кодове — валидни ли са по Приложение 2
- Целостност на данните — съвпадат ли сумите
Ако всичко е наред — файлът е готов за изтегляне. Ако има грешки — виждате ги с точен ред и обяснение, така че да ги отстраните.
Стъпка 6: Изтеглете и подайте в НАП
Изтеглете готовия XML файл. Отворете портала на НАП, влезте с КЕП и качете файла чрез електронната услуга за SAF-T.
Готово. От данните в програмата до подаден SAF-T файл — без да пишете XML ръчно, без да наемате програмист, без да купувате нов ERP.
Колко време отнема целият процес
Първият път за нов клиент: около 10–15 минути — повечето от времето е за преглед на свързванията на сметкоплана.
Всеки следващ месец за същия клиент: около 3 минути — качване на записванията, потвърждение, изтегляне. Свързванията от предходния месец се запомнят.
За кантора с 30 клиента: вместо дни работа — няколко часа. И никакъв риск от грешки при ръчно писане на XML.
Често задавани въпроси
Трябва ли да си сменя счетоводната програма?
Не. SAF-T Bridge работи с данните, които вече генерирате. Не е нужно да сменяте програмата, да купувате допълнителни модули или да чакате разработчика да добави SAF-T поддръжка.
Какъв формат на CSV трябва да бъде?
Приемаме всякакъв — с разделител запетая, точка и запетая или табулация. С или без заглавен ред. С български или английски наименования на колоните.
Данните ми сигурни ли са?
Файлът се обработва в паметта на сървъра. Генерираме XML-а, предоставяме ви го и изтриваме всичко. Не записваме данни нито на диск, нито в база данни. Връзката е криптирана с TLS 256-bit.
Мога ли да пробвам безплатно?
Да. Всеки план започва с 1 безплатен клиент — без срок, без ангажимент, без кредитна карта. А безплатният SAF-T валидатор работи без регистрация.