Сметкоплан на НАП в SAF-T: кои сметки и номенклатури да свържете

Всяка сметка от вашия сметкоплан, която участва в SAF-T файла, трябва да бъде свързана със сметка от сметкоплана на НАП. Във файла сметката на НАП стои в елемента AccountID, а вашата собствена сметка — в TaxpayerAccountID. Новината за повечето счетоводители е добра: номенклатурата е близка до националния сметкоплан и повечето сметки се свързват 1:1 по номер — 401 към 401, 411 към 411, 501 към 501. Истинската работа е в четири сметки, които НАП е разбила на подсметки: 601, 602, 606 и 609.

Как изглежда сметкопланът на НАП #

Номенклатурата съдържа 360 сметки: 313 тризначни, 16 четиризначни и 31 петзначни. Всички петзначни са подсметки на само четири синтетични сметки. Кодове като 41100, 50100, 60200 или 49800 не съществуват в нея — ако ги виждате в някоя таблица за свързване, тя не е правена по официалния списък.

Четиризначните са малко и са добре обособени. Например ДДС се разделя така: 4531 „Начислен данък върху добавената стойност за покупките“, 4532 „…за продажбите“, 4536 „Отложен данъчен кредит“, 4537 „Неизползван данъчен кредит“, 4538 „ДДС за възстановяване“ и 4539 „ДДС за внасяне“. Сметка 453 като самостоятелен код няма — свързвате към 4531 или 4532.

Сметките с подсметки: 601, 602, 606, 609 #

Самите 601, 602, 606 и 609 не са валидни кодове — валидни са само петзначните под тях.

Дванадесет примера за свързване 1:1 #

За тези сметки не е нужна преценка — номерът на сметката от плана и кодът на НАП съвпадат:

Съвпадението на номера не е гаранция за съдържанието: проверявайте и по наименование, особено ако планът ви е нестандартен.

Кога една ваша сметка иска преценка #

Ако във вашия план има една сметка 602 „Разходи за външни услуги“ и тя не е разбита по аналитика, не можете просто да я пратите на 60212. Всички наеми, застраховки, консултанти и реклама ще попаднат в „други външни услуги“ и разбивката, която номенклатурата предвижда, се губи. Решението е да използвате аналитиката, която вече имате (вид услуга, партида, пера на разхода):

• аналитика „Наем“ → 60202, „Транспорт“ → 60203, „Юридически и счетоводни“ → 60206, „Застраховки“ → 60209, „Реклама“ → 60210;
• аналитика „Други“ → 60212.

Сметка 609 е същата логика, но по характер на разхода: командировки (60901), глоби и неустойки (60902), дарения (60906), липси и брак (60905), а всичко останало — 60909. Сметка 601 се дели по предназначение на материала (основни материали за производство, горива и енергия, консумативи за офиса). Сметка 606 се дели по вида данък: данък при източника, данък върху разходите, местни данъци, алтернативен данък.

Ако аналитиката не съществува, имате два избора: да я въведете в програмата от началото на периода или да свържете цялата сметка към „другата“ подсметка (60212, 60909, 60105, 60605). Вторият вариант е по-бърз, но губи информацията, заради която подсметките съществуват.

Правилата на НАП за аналитичните сметки #

В официалните Въпроси и отговори на НАП (версия 2), раздел III.2 (Master Files), редове MF.GLA.1 и MF.GLA.4, са формулирани три правила. В документа тези отговори са в таблица по елементи и нямат собствен номер на въпрос, затова ги цитираме по елемента:

1. Подава се най-ниското ниво. Подават се аналитичните сметки на най-ниско ниво, свързани към номенклатурата на НАП. Не се подават аналитични признаци, които са просто номер или дата на документ — подават се само онези, по които се формират партиди.
2. Какво влиза в GeneralLedgerAccounts. Сметките със салдо различно от нула в началото или в края на периода и тези с дебитни или кредитни обороти. Освен това се подават аналитичните сметки, използвани в GeneralLedgerEntries, без синтетичната им сметка. НАП дава пример със сметка 303, където движения има само по три партиди — подават се тези три, а синтетичната 303 не се подава.
3. Една аналитична сметка — един код на НАП. НАП изрично не допуска една аналитична сметка от индивидуалния сметкоплан да бъде свързана с повече от една сметка от номенклатурата. Една синтетична сметка от вашия план обаче може да се появи няколко пъти — с различна партида, свързана с различен код (пример на НАП: партида 1 към 701 и партида 2 към 702).

Практически важно: полето TaxpayerAccountID приема до 35 символа, така че номерът на аналитичната сметка и партидата трябва да се събират в тях.

Другите номенклатури, които се използват всеки месец #

• TAX-IMP (данъчни кодове) — 169 кода. Те описват данъчната основа и данъка по ДДС (35 кода от вид 100), данъка при източника (54 кода от вид 700), данъка върху разходите (8 кода от вид 600), както и осигуровки и други. Редове без данък се подават с TaxType „000“ и TaxCode „000000“, никога с празни тагове — това е най-честата причина за отхвърляне, разгледана в статията за грешките при подаване.
• Видове документи — 19 кода: 01 фактура, 02 дебитно известие, 03 кредитно известие, 07 митническа декларация, 09 протокол или друг документ, 11–13 същите при касова отчетност, 81 отчет за извършените продажби, 91–95 различните протоколи по ЗДДС.
• Механизми на плащане — 9 кода: 10 в брой, 20 чек, 30 ваучер, 42 банкова сметка, 48 банкова карта, 68 онлайн плащане, 97 прихващане, 98 бартер, 99 подотчетно лице.
• Мерни единици — 2 071 записа. Мерната единица на всеки артикул трябва да се преведе към кода от тази номенклатура.
• КН8 (Комбинирана номенклатура) — 9 896 осемцифрени кода. Свързват се артикулите, които участват в документите (вижте по-долу).

Допълнително има номенклатури за държави (251) и валути (179), които рядко създават проблем.

ProductCode и КН8 #

Това е правилото, което най-често се подценява. По Въпроси и отговори на НАП (версия 2), т. II.4.7 и Приложение №3, т. IV.6:

• „0“ в ProductCode е допустимо за директни и административни разходи, които не подлежат на контролирано съхранение, за покупки на дълготрайни активи и за отчети за продажби (вид 81);
• материали, стоки и продукция, които купувате или продавате, изискват реален продуктов код в MasterFiles → Products, свързан с осемцифрен КН8 код;
• услугите се водят с продуктов код, свързан с КН8 00000000.

Приемането на тестов файл доказва структурата и идентификаторите, но не и тези съдържателни правила. За търговски и производствени дружества номенклатурата на артикулите е нещо, за което трябва да започнете да мислите отрано.

Как да подходите #

1. Изтеглете списъка на сметките от вашата програма (сметкоплана) и го сверете по номер с номенклатурата на НАП.
2. Маркирайте сметките, при които номерът не съвпада, и четирите сметки с подсметки.
3. За 601, 602, 606 и 609 решете каква аналитика ще ползвате, преди да отворите периода.
4. Не свързвайте една аналитична сметка с два кода на НАП.
5. Пазете свързването — то се прави веднъж и важи за всички следващи месеци.

SAF-T Bridge предлага свързване автоматично там, където номерът съвпада, а останалото свързвате ръчно в екрана „Свързване“. Запазените съответствия се пазят за клиента и се прилагат при следващите месеци. Регистрацията е по покана, а началото е демонстрация.