SAF-T за малки предприятия: кога ви засяга и как да се подготвите

Ако още не подавате SAF-T — скоро ще трябва #

От 1 януари 2026 г. около 470 големи предприятия вече подават SAF-T файлове ежемесечно. Ако вие не сте сред тях — не бързайте да се отпуснете. Задължението идва и за вас. Въпросът е кога, а не дали.

В тази статия ще ви помогнем да разберете кога вашата фирма (или клиентите на вашата кантора) стават задължени и какво да направите сега, за да не бъдете изненадани.

Кога ставате задължени — кратък справочник #

Ако сте малко предприятие с приходи над 15 млн. лв. #

Етап III — от 1 януари 2028 г. Ако за 2025 г. имате нетни приходи от продажби над 15 млн. лв. или платени данъци и осигуровки над 1,5 млн. лв. — задължението за SAF-T подаване започва от 2028 г.

Ако сте малко предприятие под 15 млн. лв. #

Етап IV — от 1 януари 2029 г. Ако към 31 декември 2026 г. сте категоризирани като „малко предприятие" по Закона за счетоводството — независимо от обема на приходите.

Ако сте микропредприятие, регистрирано по ДДС #

Етап V — от 1 януари 2030 г. Всички данъчно задължени лица, регистрирани по ЗДДС — без изключение.

Ако сте микропредприятие, НЕрегистрирано по ДДС #

Не сте задължени. Единственото изключение от SAF-T задължението — микропредприятия по ЗСч, които не са регистрирани по ЗДДС.

Уроците от първата вълна #

Етап I (2026 г.) вече е в ход. Какво научихме от опита на 470-те най-големи предприятия?

Подготовката отнема повече време, отколкото очаквате. Дори с готов софтуер, свързването на сметкоплана с номенклатурните кодове на НАП, тестването на файлове и настройването на процесите за ежемесечно подаване изискват седмици работа — не часове.

Счетоводният софтуер може да не е готов. Не всички разпространени програми в България имат пълна SAF-T поддръжка. Ако разчитате единствено на актуализация от доставчика на софтуера — може да я получите в последния момент или да не отговаря на очакванията ви.

Грешките при първото подаване са нормални. Затова съществува прозорецът за корекции — 12 месеца, в които всеки подаден файл може да бъде коригиран с нов файл за същия период. Но той важи само за подадени файлове — трябва да подавате от първия месец.

Данните за контрагентите са най-честата пречка. В нашите подавания в тестовата среда на НАП файловете се връщаха най-често заради контрагенти: липсващ град, ЕГН или ЕИК с невярна контролна цифра, грешен код пред идентификатора. Почистете картотеката на контрагентите сега — това е работа, която не зависи от софтуера.

Проверката преди подаване е задължителна. Файл, който не е проверен срещу XSD схемата и правилата на НАП, има голям шанс да бъде отхвърлен. Проверката отнема минути.

Какво да направите СЕГА #

Дори ако вашият етап е 2028, 2029 или 2030 — има стъпки, които можете (и трябва) да предприемете днес.

1. Определете точно кога ви засяга #

Проверете категорията на предприятието по ЗСч, нетните приходи и платените данъци за базовата година. Ако не сте сигурни — попитайте счетоводителя. Разликата между „трябва от 2028" и „трябва от 2029" е една година подготовка.

2. Проверете дали софтуерът ви може да експортира данните #

Минималното изискване, за да генерирате SAF-T файл: вашата счетоводна програма да може да експортира списъка на сметките и счетоводните записвания като CSV или Excel. Почти всяка програма на пазара може — Микроинвест, Плюс Минус, Ажур, Бизнес Навигатор, 1С и други. Ако може — вие вече можете да генерирате SAF-T с инструмент като SAF-T Bridge.

3. Пробвайте генерирането с тестови данни #

Не чакайте крайния срок на първия задължителен месец, за да генерирате SAF-T за първи път. Направете пробно генериране с данни от текущ месец — дори ако не сте задължени да подавате. Така ще:

• Разберете колко време отнема процесът
• Идентифицирате сметки от сметкоплана, които изискват ръчно свързване
• Тествате файла с безплатния SAF-T валидатор
• Подготвите процеса за реалното подаване

4. Ако сте кантора — информирайте клиентите #

Много малки и средни фирми не знаят, че SAF-T идва за тях. Като техен счетоводител, можете да ги информирате проактивно — и да предложите решение. Това укрепва връзката и позиционира кантората ви като модерен партньор, не само като „хора, които подават декларации".

SAF-T без ERP — възможно ли е? #

Един от най-честите въпроси от малки предприятия: „Трябва ли да купя ERP система, за да подавам SAF-T?"

Отговорът е не. SAF-T изисква структурирани данни, но те не трябва непременно да идват от ERP. Ако вашата счетоводна програма може да експортира списъка на сметките и счетоводните записвания — SAF-T Bridge може да ги конвертира в валиден SAF-T XML. Без ERP, без интеграции, без скъпи проекти.

Разбира се, ERP система има други ползи. Но ако единственият ви мотив за покупка е SAF-T — има по-прости и по-евтини решения.

Цената на изчакването #

Да чакате последния момент означава:

• По-малко време за тестване — и повече шанс за грешки при реалното подаване
• По-голям стрес — когато крайният срок наближава и файлът не е готов
• По-скъпи решения — в последния момент всеки доставчик може да повиши цените
• Пропуснат прозорец за корекции — той важи само за подадени файлове; неподаденият файл не е „грешка за поправяне“, а нарушение

А подготовката днес не струва нищо, освен малко време. Заявете безплатна демонстрация с ваши собствени файлове — ще видите колко сметки се свързват автоматично и какво липсва в данните ви, преди да е станало задължително.