Съдържание8 раздела
Какво се променя за кантората #
Всеки клиент, задължен за SAF-T, означава още един файл всеки месец — до края на месеца, следващ отчетния. За кантора с 30 задължени клиента това са 30 месечни файла, а от 2027 г. и годишни файлове за активите. Задължените фирми нарастват с всяка вълна: около 470 през 2026 г., още около 1 085 от 1 януари 2027 г., хиляди през 2028 и 2029 г.
Самото генериране не е най-тежката част, ако се прави с подходящ инструмент. Трудното е друго: данните за някои клиенти не са пълни, програмите са различни, а проблемите излизат наяве чак когато файлът се провери. Затова работата се организира в две части: еднократна настройка за всеки клиент и кратък месечен цикъл.
Еднократна настройка за всеки клиент #
Направете я веднъж, най-добре преди първия задължителен месец:
- Свържете сметкоплана със сметкоплана на НАП. Повечето сметки се свързват 1:1 по номер (401, 411, 501, 503, 703). Решение се иска главно при разходите: 601, 602, 606 и 609 имат подсметки при НАП (напр. 602 се разделя на 12 вида услуги). Запишете решенията си, за да са еднакви месец след месец.
- Попълнете профила на фирмата. Адрес, IBAN на всички използвани разплащателни сметки, данни за собствеността, регистрация по ЗДДС.
- Изчистете картотеката на контрагентите. ЕИК или ЕГН, ДДС номер, държава и населено място за всеки контрагент. Липсващият град е най-честата причина файл да не може да бъде генериран. Грешно ЕГН или ЕИК (с невярна контролна цифра) НАП отхвърля.
- Решете въпроса с продуктовите кодове. За разходи, които не минават през склад, е допустим код „0“. За стоки и материали, които се заприхождават на склад, НАП изисква реален код на продукта, свързан с код по КН8. Колкото по-рано разберете кои клиенти търгуват със стоки, толкова по-малко работа остава за последния момент.
- Направете пробен файл. Генерирайте файла за текущ месец и го подайте в тестовата среда на НАП. Така виждате проблемите преди първия истински срок.
Месечният цикъл #
Срокът е до края на следващия месец. Пример с файла за януари 2027 г., който трябва да е подаден до 1 март 2027 г. (28 февруари е неделя):
| Кога | Какво |
|---|---|
| до около 10 февруари | документите от клиентите са получени и осчетоводени |
| до около 20 февруари | месецът е приключен; експортите са качени и файловете генерирани |
| до около 25 февруари | грешките от проверката са отстранени, файловете са подадени |
| последната седмица | резерв за отхвърлени файлове и закъснели клиенти |
Ключът е да генерирате рано, а не в последния ден. Отхвърлен файл трябва да се подаде отново за същия период, а за това трябва време.
Какво да изисквате от клиентите #
Най-много време се губи в чакане на данни. Включете в писмото до клиентите или в договора:
- срок за предаване на документите за месеца;
- задължение да съобщават нови контрагенти с ЕИК или ЕГН и адрес;
- да съобщават нови банкови сметки;
- за търговци: номенклатура на стоките с кодове по КН8 или поне ясни наименования, по които да се определят кодовете.
Различни програми в една кантора #
Рядко всички клиенти са в една програма. Решенията, вградени в конкретна счетоводна програма, покриват само нейните клиенти. Ако работите с няколко програми, изберете процес, който приема експортите на всички. Така сметкопланите, картотеките и проверките са на едно място.
Как да следите кой е готов #
При 20+ клиента ви трябва един списък със статус за всеки клиент и месец: генериран ли е файлът, минал ли е проверката, подаден ли е, приет ли е. В SAF-T Bridge това е таблото с клиентите и архивът на генерираните файлове. Ако работите с друг инструмент, поддържайте поне обща таблица и я обновявайте в деня на подаването.
Колко време отнема #
Наша оценка без замервания, според вида на клиента: при пълни данни и вече направена настройка месечната работа по един клиент е от няколко минути до половин час. Тя включва качване на експортите, проверка на предупрежденията и изтегляне. Времето отива за клиентите с непълни данни: нов контрагент без адрес, нова сметка без свързване, стока без код. Затова еднократната настройка и изискванията към клиентите спестяват повече време от всичко останало.
Как помага SAF-T Bridge #
SAF-T Bridge приема експортите от Микроинвест Делта Про, Ривал, Ажур (АЖУР-L), Пари-Експерт и Универсум, а от други програми — чрез разпознаване на колоните. Запомня свързванията и профила на всеки клиент, предлага адреси на контрагентите от VIES и Търговския регистър и проверява файла, преди да го изтеглите. Цената е на подаваща фирма. Конкретна оферта даваме след демонстрация с ваши данни.
Покажете ни един месец от вашите данни.
Безплатна демонстрация с вашите собствени файлове, около 20 минути: ние правим настройката, вие гледате.
Файлове от четири програми вече са приети в тестовата среда на НАП: Микроинвест Делта Про, Ажур (АЖУР‑L), Ривал, Пари‑Експерт.