SAF-T и Бизнес Навигатор: какво да подготвите в данните си

Накратко #

Ако водите счетоводство в Бизнес Навигатор, задължението за SAF-T не започва от файла, а от данните. НАП проверява структурата на файла, идентификаторите на фирми и физически лица, адресите, данъчните кодове и сметкоплана. Всичко това се оправя много по-лесно в самата програма, преди да се стигне до подаване, отколкото в готовия файл след отказ.

Затова тази статия е за подготовката на данните ви. Тя важи независимо от инструмента, с който ще генерирате файла. Срокът е до края на месеца, следващ отчетния; подробности има в статията за сроковете.

1. Населено място за всеки контрагент #

НАП изисква всеки адрес на клиент или доставчик да има населено място. Липсата му е грешка, не предупреждение: файлът не минава. В картотеки, водени с години, градът често е залепен към улицата, изписан по различен начин или изобщо липсва.

• Проверете контрагентите с движение през периода и попълнете града в самия картон, а не в готовия файл. Така поправката остава и за следващите месеци.
• При чуждестранните контрагенти проверете държавата. Ако имат ДДС номер от ЕС, данните могат да се сверят във VIES.
• Особено внимание заслужават стари картони, създадени по различно време от различни хора: там се срещат най-много липсващи и неправилно изписани населени места.

2. ЕГН и ЕИК с вярна контролна цифра #

НАП проверява контролната цифра на всеки ЕГН и ЕИК. Номер, който само прилича на ЕГН, не е ЕГН и се отхвърля. Контрагент без истински идентификатор (чуждестранно лице, вътрешен номер) трябва да бъде отбелязан като такъв, а не да носи измислен номер.

ЕГН на физическо лице се подава с код „13“, а българско ЕИК - с „10“. Какви са видовете идентификатори и кои грешки са най-чести, има в статията за грешките при подаване.

3. Статус по ЗДДС #

Всеки документ във файла носи данъчен код по ЗДДС: облагаема доставка, ВОД, ВОП, освободена доставка, самоначисляване. Тези кодове идват от начина, по който документите са отразени в дневниците по ДДС. Уверете се, че:

• дневниците за покупки и продажби са приключени за месеца;
• протоколите по чл. 117 и документите за ВОП са отразени правилно;
• за всеки клиент и доставчик е ясно дали е регистриран по ЗДДС;
• статусът на самия клиент ви по ЗДДС е записан точно, защото от него зависи кои части на файла се попълват.

4. Артикули и кодове по КН8 #

По правилата на НАП (Въпроси и отговори, версия 2, т. II.4.7) код „0“ на артикул е допустим за разходи, които не минават през склад. Стоки, материали и продукция изискват реален код на артикул, свързан с код по Комбинираната номенклатура (КН8).

Ако клиентът ви търгува или произвежда, подгответе номенклатурата на артикулите с кодове по КН8 отсега. Истински различните артикули обикновено са по-малко, отколкото изглежда, а работата се прави веднъж. Повече: Сметкопланът на НАП и номенклатурите в SAF-T.

5. Сметкоплан и сметки 601, 602, 606, 609 #

Сметкоплан, различен от този на НАП, се свързва с него веднъж за всеки клиент. Повечето сметки се свързват 1:1 по номер. Преценка се иска при 601, 602, 606 и 609, които НАП разделя на подсметки според характера на разхода. Ако вече ги водите аналитично по тези видове, свързването е почти автоматично; ако не, решението е счетоводно и е по-добре да го вземете предварително.

Контролен списък преди първия месец #

• Всеки контрагент с движение има населено място.
• Всеки ЕГН и ЕИК минава контролната цифра; останалите са отбелязани като без идентификатор.
• Статусът по ЗДДС е ясен; дневниците са приключени.
• Стоките за покупка и продажба имат артикулна номенклатура с КН8.
• Сметките 601, 602, 606 и 609 са разпределени по характер.
• Сметкопланът е свързан със сметкоплана на НАП.

Искате тествана поддръжка за Бизнес Навигатор? #

Изпратете ни примерен експорт за един отчетен месец на sales@saft-bridge.com. Може и анонимизиран: важна е структурата, не сумите. Върху реалния файл изграждаме поддръжката, проверяваме я срещу правилата на НАП и тестваме подаването. Кои справки точно са ни нужни, ви показваме на демонстрацията - с ваши собствени данни.