SAF-T от Ажур (АЖУР-L): какво да подготвите в данните си

Накратко #

Ажур-L съдържа всичко, от което се изгражда месечният SAF-T файл. Работата обаче рядко е в самия експорт. Тя е в данните: картони на контрагенти без населено място, номера, които приличат на ЕГН, но не са, и стоки без код по КН8. Ако ги изчистите предварително, генерирането на файла става механично.

Месечен файл, генериран от данните на Ажур-L, беше приет в тестовата среда на НАП Това беше файл на голямо предприятие: 287 MB, над 16 000 транзакции и 3 761 контрагента. Приемането показва, че пътят от Ажур-L до НАП работи. То не замества проверката на данните при всеки клиент.

Тази статия е за счетоводители, които работят с Ажур-L, независимо дали ще ползват нашия инструмент. Срокът е до края на месеца, следващ отчетния; подробности има в статията за сроковете.

1. Картотеката на контрагентите: населено място за всеки #

НАП изисква всеки адрес на клиент или доставчик да има населено място. Липсата му не е предупреждение, а грешка: файлът не може да бъде генериран.

При реални картотеки от Ажур-L това е най-честата пречка. Картоните са създавани през годините от различни хора и в различен вид. Градът е изписан в полето за адрес, залепен за улицата или изобщо липсва.

Какво да направите:

• Изведете списък на контрагентите с движение през периода и проверете полето за град.
• Попълнете града в самия картон в Ажур-L, а не в готовия файл. Така поправката остава за следващите месеци.
• При чуждестранните контрагенти проверете държавата и града. Ако имат ДДС номер от ЕС, данните могат да се сверят във VIES.

2. Идентификаторите: ЕИК, ЕГН и колоната „Код SAF-T“ #

НАП проверява контролната цифра на всеки ЕГН и ЕИК. В поне един наш случай отхвърли и ЕГН, което минава проверката, но не принадлежи на реално лице. Число, което само прилича на ЕГН, не е ЕГН.

Картотеката на Ажур-L има колона „Код SAF-T“, в която отбелязвате вида на идентификатора на контрагента. Използвайте я съзнателно:

• контрагент без истински ЕГН или ЕИК (вътрешен номер, чуждестранно лице без регистрация) трябва да бъде отбелязан като такъв, а не да носи измислен номер;
• прегледайте картоните с подозрително еднакви или кръгли номера.

Видовете идентификатори (10 за ЕИК, 13 за ЕГН, 15 без идентификатор и т.н.) са описани в статията за грешките при подаване.

3. Регистрация по ЗДДС и данъчните кодове #

Всяка фактура във файла носи данъчен код по ЗДДС: облагаема доставка, ВОД, ВОП, освободена доставка, самоначисляване. Тези кодове се определят от начина, по който документите са отразени в дневниците по ДДС. Уверете се, че:

• дневниците за покупки и продажби са приключени за месеца;
• протоколите по чл. 117 и документите за ВОП са отразени правилно;
• за всеки клиент е ясно дали е регистриран по ЗДДС.

4. Стоки и продуктови кодове #

По правилата на НАП (Въпроси и отговори, версия 2, т. II.4.7) код „0“ на артикул е допустим за разходи, които не минават през склад. Стоки, материали и продукция, които се купуват или продават, изискват реален код на артикул, свързан с код по Комбинираната номенклатура (КН8).

Ако клиентът ви търгува или произвежда, подгответе номенклатурата на артикулите с кодове по КН8 отсега. При повечето фирми истински различните артикули са по-малко, отколкото изглежда. Тестовото приемане на НАП проверява структурата и идентификаторите, а не това правило.

5. Сметкопланът #

Аналитичните сметки в Ажур-L се свързват със сметкоплана на НАП веднъж за всеки клиент. Повечето се свързват 1:1 по номер. Преценка се иска при 601, 602, 606 и 609, които НАП разделя на подсметки. Подробно: Сметкопланът на НАП и номенклатурите в SAF-T.

Контролен списък преди първия месец #

• Всеки контрагент с движение има населено място.
• Всеки ЕГН и ЕИК минава контролната цифра; останалите са отбелязани в „Код SAF-T“.
• Статусът по ЗДДС на клиента е ясен; дневниците са приключени.
• Стоките за покупка и продажба имат артикулна номенклатура с КН8.
• Сметкопланът е свързан със сметкоплана на НАП.

SAF-T Bridge за Ажур-L #

SAF-T Bridge има пълна поддръжка за Ажур-L и показва кои контрагенти, сметки и документи изискват действие, преди да генерира файла. Кои справки точно да изведете от програмата, ви показваме на демонстрацията — с ваши собствени данни.