SAF-T от 1 януари 2027: какво да направите до края на годината
Чек-лист за втората вълна SAF-T: кой е задължен, какво да подготвите през октомври–декември 2026 и кога е първият срок — 1 март 2027 г.
Накратко
От 1 януари 2027 г. SAF-T става задължителен за втората вълна предприятия. НАП е уведомила около 1 085 фирми, че попадат в нея. Първият месечен файл — за януари 2027 г. — трябва да бъде подаден до 1 март 2027 г. (28 февруари е неделя). Гратисен период няма: подава се от първия месец.
До края на годината остават около дванадесет седмици. Това е достатъчно, ако работата започне сега, и е малко, ако първият опит да се генерира файл стане през февруари. По-долу е редът, в който препоръчваме да се подготвите. Той е подреден по това какво отнема най-много време, а не по това какво изглежда най-важно.
Кой е във втората вълна
Големи, средни и малки предприятия по Закона за счетоводството, които за 2024 г. имат:
- нетни приходи от продажби над 300 млн. лв., или
- платени данъци и осигурителни вноски (нетно) над 3,5 млн. лв.
Праговете са в левове, защото се отнасят за 2024 г. Ако фирмата е получила уведомление от НАП, приемете, че е задължена, и проверете данните си за 2024 г. Ако не е получила, но е близо до праговете, проверете сами, а не чакайте писмо.
Счетоводните кантори трябва да направят тази проверка за всички клиенти, не само за най-големите. Холдинги и дружества с големи плащания на данъци попадат във вълната, без да са големи по оборот.
Чек-листът
| Кога | Какво | Защо сега |
|---|---|---|
| октомври | Потвърдете кои фирми са задължени и кой ще подава файла (КЕП, пълномощно за е-услугите на НАП) | Без това няма от кого да се изисква работа |
| октомври | Изберете как ще генерирате файла: модул на счетоводната програма или външен инструмент | Следващите стъпки зависят от избора |
| октомври – ноември | Свържете сметкоплана със сметкоплана на НАП | Еднократна работа, изисква счетоводна преценка |
| ноември | Почистете картотеката на контрагентите | Най-честата причина файлът да не може да се генерира |
| ноември | Попълнете профила на фирмата: адрес, всички разплащателни сметки (IBAN), собственост, регистрация по ЗДДС | Влиза в заглавната част на всеки файл |
| ноември | Решете въпроса с продуктовите кодове | За търговци и производители може да е най-голямата задача |
| декември | Генерирайте пробен файл за 2026 г. и го подайте в тестовата среда на НАП | Проблемите излизат, докато още няма срок |
| януари | Уговорете с клиентите срок за предаване на документите | Първият истински срок е на 1 март |
1. Свържете сметкоплана
Всяка сметка, която участва във файла, се свързва със сметка от сметкоплана на НАП. Сметкопланът на НАП има 360 сметки и повечето се свързват 1:1 по номер: 401 → 401, 411 → 411, 503 → 503, 703 → 703. Преценка се иска главно при разходите: 601, 602, 606 и 609 при НАП са разделени на подсметки. Например 602 има 12 подсметки според вида на услугата — наем, транспорт, счетоводни и консултантски услуги, реклама и т.н.
Ако във вашия сметкоплан 602 няма аналитичност по вид услуга, решете сега дали да я въведете от 1 януари. Ако я въведете през февруари, януари вече е минал.
Подробно: Сметкопланът на НАП и номенклатурите в SAF-T.
2. Почистете картотеката на контрагентите
За всеки клиент и доставчик във файла трябват идентификатор, име и адрес с населено място. На практика това е най-честата пречка: стари картони без град, чуждестранни доставчици само с име, физически лица без ЕГН.
Проверете три неща:
- Град за всеки контрагент, с когото е имало движение. Липсата му спира генерирането на файла.
- ЕИК и ЕГН с вярна контролна цифра. НАП ги проверява. Номер, който само прилича на ЕГН, се отхвърля.
- Чуждестранни контрагенти: ДДС номер с правилния префикс на държавата (за Гърция — EL) или регистров код.
Ако нямате истински идентификатор на контрагент, той се подава с вътрешен код. Не измисляйте номер.
3. Профилът на фирмата
Заглавната част на файла съдържа данни, които ги няма в счетоводните записвания: адрес, банкови сметки, собственост. НАП очаква всички разплащателни сметки, използвани в периода, не само основната. Съберете ги сега. Проверете и регистрацията по ЗДДС и данните за собствеността (част ли е фирмата от група, краен собственик).
4. Продуктовите кодове
Тази стъпка често се подценява. По Въпроси и отговори на НАП (версия 2, т. II.4.7) код „0“ на артикул е допустим само за разходи, които не минават през склад, за покупки на дълготрайни активи и за отчети за продажби. Стоки, материали и продукция, които се купуват или продават, изискват реален код на артикул, свързан с код по Комбинираната номенклатура (КН8).
- Ако фирмата предоставя само услуги, работата е малка.
- Ако търгува или произвежда, тя има нужда от номенклатура на артикулите с кодове по КН8. Започнете от склада и от фактурите за продажба.
Проверете дали счетоводната програма изобщо дава артикулите и количествата в експорта си. При някои програми журналът няма колона за количество и данните трябва да дойдат от отделен файл.
5. Пробен файл в тестовата среда
НАП поддържа тестова среда за SAF-T. Генерирайте файл за месец от 2026 г. (периоди преди 2026 г. не се приемат) и го подайте там. Два практически детайла:
- ЕИК в заглавната част на файла трябва да е ЕИК на лицето, от чието име подавате. Не можете да тествате файл на клиент от собствения си профил без съответното пълномощно.
- Приет тестов файл доказва, че структурата и идентификаторите са верни. Той не доказва смисловите правила, например тези за продуктовите кодове.
Ако файлът бъде отхвърлен, това е добра новина през декември. Вижте какво научихме от нашите подавания в тестовата среда.
Сроковете през 2027 г.
- Месечен файл: до края на следващия месец. Януари 2027 → до 1 март 2027 г.; февруари → до 31 март 2027 г.
- Корекции: всеки подаден файл за 2027 г., получил входящ номер (дори отхвърлен), може да бъде коригиран с нов файл за същия период в рамките на 12 месеца — до края на февруари 2028 г. Това важи само за подадени файлове. Неподаден файл е нарушение, а не грешка за поправяне. След този прозорец се прилага 7-дневен срок: ако НАП установи несъответствия в подаден файл, уведомява ви и имате 7 дни да ги отстраните.
- Годишен файл за активите: до 30 юни на следващата година.
Санкциите по чл. 277а от ДОПК за юридическо лице са от 2 556,46 до 7 669,38 € (5 000 – 15 000 лв.) за първо нарушение и се удвояват при повторно. Подробно: SAF-T глоби и санкции.
Ако сте счетоводна кантора
Направете списък на клиентите във втората вълна и за всеки отбележете: програма, кой подава, състояние на картотеката, нужни ли са продуктови кодове. Започнете от клиентите с най-много контрагенти и със склад — при тях подготовката е най-дълга. Изпратете на клиентите още сега писмо какво ще ви трябва от тях всеки месец.
Как можем да помогнем
SAF-T Bridge генерира месечния файл от експортите на Микроинвест Делта Про, Ривал, Ажур (АЖУР-L), Пари-Експерт и Универсум, а от други програми — чрез разпознаване на колоните. Свързва сметкоплана със сметкоплана на НАП, предлага адреси на контрагентите от VIES и Търговския регистър и проверява файла преди изтегляне. Файл на дружество от втората вълна беше приет в тестовата среда на НАП още през септември 2026 г. Покажете ни един месец от вашите данни на демонстрация и ще видите какво остава да се подготви.