Какво всъщност е SAF-T файлът? Структура и пример от реален файл

Накратко #

Месечният SAF-T файл е един XML документ, построен по XSD схемата на НАП (версия V_1.0.3; основната схема е в сила от 1 април 2026 г.). В него влизат сметкопланът ви, свързан със сметкоплана на НАП, контрагентите, всички счетоводни записвания за месеца, фактурите за покупки и продажби и плащанията. Подава се до края на месеца, следващ отчетния, през електронната услуга на НАП с КЕП.

Файлът не е формуляр, който се попълва на ръка. Той се генерира от счетоводните данни — от самата програма или от инструмент, който чете експортите ѝ. По-долу виждате как изглежда отвътре и защо това има значение за подготовката.

Секциите на месечния файл #

Годишният файл съдържа активите и движенията им, а файлът при поискване — складовите наличности и движения. Те са отделни подавания, не част от месечния файл.

Как изглежда един запис #

Ето едно плащане към доставчик, извадено от месечен файл, който тестовата среда на НАП прие (идентификаторите са заменени с примерни):

<nsSAFT:Transaction>
  <nsSAFT:TransactionID>РКО-0000000211</nsSAFT:TransactionID>
  <nsSAFT:Period>6</nsSAFT:Period>
  <nsSAFT:PeriodYear>2026</nsSAFT:PeriodYear>
  <nsSAFT:TransactionDate>2026-06-01</nsSAFT:TransactionDate>
  <nsSAFT:TransactionType>Normal</nsSAFT:TransactionType>
  <nsSAFT:Description>Разплащане по документ</nsSAFT:Description>
  <nsSAFT:SystemEntryDate>2026-06-01</nsSAFT:SystemEntryDate>
  <nsSAFT:GLPostingDate>2026-06-01</nsSAFT:GLPostingDate>
  <nsSAFT:CustomerID>10123456789</nsSAFT:CustomerID>
  <nsSAFT:SupplierID>10123456789</nsSAFT:SupplierID>
  <nsSAFT:TransactionLine>
    <nsSAFT:RecordID>1</nsSAFT:RecordID>
    <nsSAFT:AccountID>401</nsSAFT:AccountID>
    <nsSAFT:TaxpayerAccountID>401</nsSAFT:TaxpayerAccountID>
    <nsSAFT:CustomerID>10123456789</nsSAFT:CustomerID>
    <nsSAFT:SupplierID>10987654321</nsSAFT:SupplierID>
    <nsSAFT:Description>Разплащане по документ</nsSAFT:Description>
    <nsSAFT:DebitAmount>
      <nsSAFT:Amount>12.23</nsSAFT:Amount>
      <nsSAFT:CurrencyCode>EUR</nsSAFT:CurrencyCode>
      <nsSAFT:CurrencyAmount>12.23</nsSAFT:CurrencyAmount>
    </nsSAFT:DebitAmount>
    <nsSAFT:TaxInformation>
      <nsSAFT:TaxType>000</nsSAFT:TaxType>
      <nsSAFT:TaxCode>000000</nsSAFT:TaxCode>
      <nsSAFT:TaxAmount>
        <nsSAFT:Amount>0.00</nsSAFT:Amount>
        <nsSAFT:CurrencyCode>EUR</nsSAFT:CurrencyCode>
        <nsSAFT:CurrencyAmount>0.00</nsSAFT:CurrencyAmount>
      </nsSAFT:TaxAmount>
    </nsSAFT:TaxInformation>
  </nsSAFT:TransactionLine>
  <!-- ред 2: кредит по сметка 501 „Каса“ за същата сума -->
</nsSAFT:Transaction>

Какво да забележите в него:

• Две сметки на всеки ред. AccountID е сметката от сметкоплана на НАП, а TaxpayerAccountID — вашата собствена сметка. Връзката между двете е най-важната еднократна настройка за всеки клиент.
• Контрагентът е с код пред номера. 10 пред ЕИК означава българско юридическо лице. Има кодове и за чуждестранни контрагенти, за ЕГН и за лица без идентификатор. Грешен код е една от най-честите причини за отхвърляне.
• Редът без данък пак има данъчна информация. Когато операцията не е свързана с данък, се подават кодовете за неприложимост 000 и 000000, а не празни полета.
• Валутата е евро. От 1 януари 2026 г. файловете за 2026 г. са в EUR.

Колко голям е файлът #

Записът по-горе е една транзакция с два реда. В същия приет файл 1 357 транзакции, 596 фактури и 114 плащания дадоха 197 868 реда XML и 10 MB. Месечен файл на голямо производствено предприятие, който също подадохме успешно в тестовата среда, беше 287 MB при 16 215 транзакции.

Изводът е практически: SAF-T не се пише и не се поправя на ръка. Ако нещо е грешно, поправката се прави в данните (картотеката, сметкоплана, профила) и файлът се генерира наново.

Какво трябва да може вашата програма #

За да се построи файлът, от счетоводната програма са нужни:

1. Сметкоплан с аналитичните сметки, които реално използвате.
2. Хронологичен регистър за месеца: дата, документ, дебитна и кредитна сметка, сума, контрагент.
3. Картотека на контрагентите с ЕИК или ЕГН, ДДС номер, държава и населено място. Липсващият град е най-честата пречка.
4. Оборотна ведомост за началните и крайните салда.
5. ДДС дневници, ако програмата ги изготвя. Те определят вида на документа и кода по ДДС.

Ако програмата ви дава тези експорти като Excel или CSV, файлът може да бъде генериран, без да сменяте софтуера.

Как да проверите файл, който вече имате #

Ако програмата ви генерира SAF-T сама, проверете резултата, преди да го подадете. Безплатният ни валидатор сверява файла с XSD схемата на НАП — първата проверка, която прави порталът. А ако вече имате съобщение за грешка от портала, преводачът на грешки от НАП обяснява какво означава то.

SAF-T Bridge генерира целия файл от експортите на Микроинвест Делта Про, Ривал, Ажур (АЖУР-L), Пари-Експерт и Универсум, а от други програми — чрез разпознаване на колоните. Всеки файл минава проверка, преди да го изтеглите.